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星期三搞定一週88%工作

有些有參考價值的書,寫成網誌來整理似乎還不錯,加深印象,整理出來的內容更方便吸收。
這本書是每年開課超過220堂的時間管理學大師松本幸夫所著。
推翻每天列工作清單的方法,採用「工作以週為單位」的時間管理方法。讀了之後發現跟我的習慣很接近,
我也是喜歡以「工作成果」來估量自己的效率,並且喜歡在短時間內解決大量的工作。這跟松本幸夫所提出的
利用一半時間就完成工作的理念不謀而合。既然是這麼適合自己的書,就來發掘一下有什麼重要的觀念需要注意!

Part 1:工作清單以一週為規劃

優點

  1. 不需要每天製工作清單,可以節省時間精力。
  2. 一年原本365份的工作清單,縮減成52份。
  3. 有足足一週可以進行最終的彙整工作,消除「工作未完成」的心理壓力。
  4. 可嚴選真正重要的工作:一天的工作量僅為一週的七分之一,審視一週所有的工作,較易依工作重要性決定優先次序。
  5. 提昇完成工作的成就感,比幾每天完成小部分工作,一週完成一項中大型工作可獲得較高的成就感。

Part2:一週只有三天,以星期三為最後期限

為工作添加一些限制,像是「一週只有三天」,「星期三是最後的截止期限」這樣絕對可以讓自己以驚人的高效率、迅速完成工作。
因為把工作集中在一個禮拜的前三天完成,這樣高密度的工作下,在經驗中反覆學習改進,自然可以養成高效率、高集中力的工作能力。(p39分析了禮拜中的每一天可能的心態,最後選擇了星期三當做最後期限。)

加班只能星期三

  1. 有些企業會將每月或每週的某天,規定為「不得加班的一天」。有「每週有一天絕對不加班」的自我約束,對於減少拖拖拉拉而加班可是相當的有效。
  2. 松本幸夫提出的理論是「除了星期三外,一律不加班」才是最佳方式。這個理論應是針對工作上的事務,限制自己一定要在上班時間處理完。這樣下班時間就可以享受、或是學習自己所需要的技能。
  3. 如果工作量太大無法實行只有星期三加班,那可以改成實行「每個禮拜的星期四不加班」的方式來解決。

星期三絕對不能延期

在瞬息萬變的時代,若是要求「所有的工作都不得延期」,如此嚴苛的條件相信大家看到都冷汗直流吧。
因此在逼不得已的情況下,將工作延期,重新規劃也無訪。
但是唯獨在決戰之日星期三這天,就算眼前工作堆積如山,也要以「馬上動手做」取代延期。
只要決戰星期三能安然度過,接著就可以以無比輕鬆的心情迎接星期四、星期五和週末。

如何精簡星期三的工作

了解80%即可宣告大功告成的工作

工作並不需要都已100%完成為目標,有些情況下只要完成80%即可宣告大功告成,將時間精力留給其他工作。
這代表此項工作並未有應達到完成80%以上的必要性。以一週的前三天較要完成一週的工作的理想時,「不得不
做」的工作自然是越少越好。在必要時請將「80%即可宣告大功告成的工作」省略。

區分可省略的工作 vs 不可省略的工作

省略重要性低的工作、專注於重要工作上使工作計畫與行程簡潔明瞭,工作效率自然提昇。

不可省略的工作:
牽涉到以下內容的工作

  1. 信用
  2. 安全
  3. 個人情報
  4. 金錢
  5. 品質
  6. 人才培育

可省略的工作

  1. 僅限公司內部使用的文件
  2. 自己可以完成的工作
  3. 除了「不可省略」的工作外,都可以視為「可省略」的工作。

徹底活用「星期三」的關鍵

以星期三為重點安排工作計畫時,應符合以下兩點原則:

  1. 工作的截止期限,集中於星期三。
  2. 優先度高的重要工作,集中於星期三。

在達成此兩點的原則上,我們還可以進一步思考,
如何百分之百充分運用重要無比的星期三。
工作計畫應確實執行下列三點:

  1. 在星期三排定下週的工作計畫
  2. 規劃「思考的時間」
  3. 保留「空白的時間」

1.在星期三發動下週工作計畫

主張以星期三視為黃金工作天,以此概念延伸的工作方法有「必殺絕招」就是:在星期三排定規劃工作計畫的時間。
實行的關鍵在於:重視一週的前半段,即星期一、星期二、星期三。在確實留意「在星期三前將一週工作完成時」,
自然可以確保星期一、星期二與星期三的工作計畫。

2. 思考的時間

松本幸夫認為思考亦是工作的一環。一心專注工作易陷入思考狹隘的陷阱,
甚至犯下不應該出現的粗心過失。
正因為思考的重要性,因此更應在時間計畫中優先考慮。

3. 空檔時間專用的工作清單

在工作或私人形成之間免不了會空下十分鐘、十五分鐘的時間,就是所謂的「空檔時間」。
光是在24小時內累積的空檔時間,仔細算算絕對不少。
因為空檔時間無法預料何時發生,也當然無法規劃。空檔時間產生後,常常因為不知道這段時間該怎麼辦,
就白白浪費了這段寶貴的時間。

為了有效的利用空檔時間,請注意以下幾點:

  1. 一有空檔時間應馬上行動
  2. 為了可以立即反應,應事先將代辦事項列成工作清單。 了解以上兩點後,製作「空檔時間專用的工作清單」之重要性不言而喻:
  3. 不需複雜思考亦可以完成的事。
  4. 低重要性卻非做不可的雜事。
  5. 15分鐘內可完成的簡單工作。 例如:回覆email、

什麼是不可省略的工作

與協力者一同工作,效率大倍增

時間安排上的一些技巧

觀念

  1. 不論學習了多麼高明的時間管理技巧,若是罹患了「明日病」,一切只是枉然。
  2. 追求成功的關鍵在於儘早擺脫時間的奴隸,化身為時間的主人。安排工作時間時,優先排定對自己而言重要的工作,讓重要工作擁有充足的時間。
  3. 為了避免生活失去平衡,請先優先安排私人行程。私人享樂擺第一。私人享樂所帶來的期待和快樂將成為工作的原動力。